Ramon Torras

TECHNOLOGY ENTHUSIAST

Review K2 BlackPoint

BlackPoint

K2 BlackPoint está enfocado para usuarios de SharePoint que quieren modelar procesos de negocio rápidamente i sin código ni complejidad.

 

          Cuáles son los componentes de K2 BlackPoint:

o   K2 BlackPoint Server: Un servidor propio que hace de host para los workflows, manteniendo así el principio de persistencia.

§  Nota: SharePoint hace de servidor Host para sus propios workflows

o   K2 Studio: Un editor gráfico muy completo para hacer los workflows hecho en Windows Forms.

o   K2 WebDesigner: Una feature que se autoinstala en todas las listas i bibliotecas del Site Collection.

§  Consiste en una versión reducida de K2 Studio (Light), hecho en Silverlight. (acceso web)

§  Con este Designer se pueden diseñar y publicar solo Workflows de tipo SharePoint muy fácilmente sin necesidad de tener instalado el K2 Studio.

o   K2 Process Portal: Una plantilla de sitio para crear un sitio de SharePoint para administrar y hacer reporting de todos de los Procesos publicados por K2 BlackPoint.

o   K2 Webparts: una serie de webparts diseñadas para acceder a toda la información de nuestros Workflows K2.

 

*El precio del producto varía en función de los usuarios.

 

K2 Web Designer

Esta Herramienta puede ser accedida desde cualquier lista o biblioteca de la colección de sitios de SharePoint. Es un diseñador hecho en SilverLight permitiéndonos editar un workflow desde el mismo Navegador de Internet.

 

La primera pantalla es la bienvenida donde se puede seleccionar 4 acciones principales:

          Crear un nuevo workflow para esta lista o Biblioteca.

          Editar el workflow si la biblioteca ya tiene uno asociado.

          Reusar alguno de mis workflows.

          Reusar un workflow que esta compartido.

Comparación de K2 Web Designer con SharePoint Designer:

o   K2 Web Designer permite guardar en forma de plantillas todos los workflows que hayamos hecho a nivel de usuario para poder reutilizarlo en cualquier otra lista.

o   Los workflow se pueden compartir para que otros usuarios los puedan reutilizar.

o   Cada usuario tiene acceso a todos sus propios workflows que haya hecho y a los workflows que otros usuarios han decidido compartir.

o   En cambio los workflows hechos con SharePoint Designer no se pueden exportar a otras listas o bibliotecas.

o   Un workflow diseñado con K2 Web Designer tiene la posibilidad de ser exportado para posteriormente ser editado con el K2 Studio.

Las opciones para arrancar el workflow son las típicas ya que no olvidemos que es un workflow de tipo SharePoint, aunque se gestione a través de K2 Server.

*En la versión beta 2 no funciona bien el arranque manual del workflow, ya que el bug no permite seleccionar el aprobador en tiempo de ejecución.En la versión Release, ya funciona!

 

Posibilidades del K2 Web Designer:

Podemos definir las personas aprobadoras en cada paso:

*No podremos seleccionar el Manager Como user property del Active Directory. Cosa que si podremos hacer con el K2 Studio.En la versión RTM si se puede seleccionar el manager del originator!!

Aquí vemos todas las acciones que puede hacer un paso del workflow:

          Copiar, mover, eliminar, enviar un mail, crear, copiar y eliminar un elemento de una lista. Encuentro a faltar el update ítem.

Los wizards disponibles son:

 

           Check-in Document   Protege el documento usando la característica de versionado de SharePoint.

           Check-out Document – Desprotege el documento usando la característica de versionado de SharePoint.

           Copy Document  Copia el documento a una nueva librería.

          Move Document – Mueve el documento de una librería a otra.

          Delete Document – Elimina el documento de una librería.

          Send Mail  envía un email. Puede ser al originador del proceso o un usuario diferente i puede usar campos de datos del proceso.

          Create List Item  Crea un nuevo list ítem y puede usar campos de datos del proceso.

          Delete List Item – Elimina un list item de una lista.

          Copy List Item – Copia un list ítem de una lista a otra.

 

Aquí vemos todos los pasos que podemos hacer:

          Se trata de una maquina de estados que nos permite retroceder pasos.

Los outcomes son las posibles ramas de salida de cada paso si no queremos utilizar ninguna plantilla podemos hacerlo manualmente.

Conclusión sobre K2 Web Designer

Mediante esta herramienta se pueden construir workflows a nivel básico pero permitiendo un flujo de usuarios pero sin la posibilidad de cambiar ninguna propiedad del documento o elemento asociado al flujo.

 

K2 Studio

K2 Studio es un diseñador para crear proyectos de procesos K2 BlackPoint. K2 Studio utiliza Microsoft Office look-and-feel creando un entorno familiar y fácil de usar.

Los pasos del workflow se denominan Actividades.

Dentro de cada actividad podemos añadir diversos Eventos:

Los eventos están agrupados por categoría:

          IPC Event: Nos permite llamar a otro proceso publicado con K2.

          Infopath Client Event: es para crear una tarea de aprobación con un Formulario de tareas de Infopath.

o   *Solo puede ser llamado en un Infopath process

          SharePoint Site and Workspaces permite:

o   crear sitios basados en plantillas

o   Borrar sitios

o   Modificar propiedades de un sitio

          SharePoint lists and libraries permite:

o   crear listas y bibliotecas basadas en plantillas

o   Borrar listas y bibliotecas

o   Modificar propiedades de una lista o bilbioteca

          SharePoint List items permite:

o   Crear, copiar i borrar list ítems

o   Recuperar i actualizar información de list items

          Sharepoint Documents permite:

o   Subir i descargar documentos de bibliotecas

o   Proteger, desproteger y publicar documentos

o   Mover, copiar y borrar documentos

o   Recuperar i actualizar información del documento

§  *Posibilidad de subir adjuntos de un infopath (Attach Control)

          Sharepoint Records managment permite:

o   Enviar documentos al centro de registro

o   Crear una suspensiones de registros

o   Situar y liberar registros de suspensiones

          Sharepoint workflow Integration client permite:

o   Es un evento de aprobación integrado sobre SharePoint

§  Solo puede ser llamado en un SharePoint Workflow process

          Sharepoint Search permite:

o   Una búsqueda en una lista o biblioteca

o   Una búsqueda por tipo de lista dentro de un sitio

§  Almacenar los resultados en forma de variable para utilizarlos posteriormente en el proceso.

          Sharepoint Publishing permite:

o   Crear, copiar, mover, borrar y publicar paginas de publicación

o   Actualizar y copiar contenido de paginas

o   Crear, Actualizar y borrar contenido reutilizable.

          Sharepoint User Managment permite añadir, cambiar o borrar:

o   Usuarios

o   Grupos

o   Permisos

o   Herencia de permisos de Sitio, lista o biblioteca

 

          SmartObject Event permite:

o   Llamar al los métodos de los SmartObjects disponibles durante un proceso

o   Enlazar un dato de un proceso con un parámetro de entrada de un método de un SmartObject para crear nuevos registros

o   Enlazar un dato de un proceso con los resultados de un método de un SmartObject para ser luego utilizado en un proceso

          Reference Event permite:

o   Configurar un evento de referencia

          Data Event permite copiar datos de K2 a:

o   Campos de datos

o   Campos XML

§  Muy útil para recoger o llamar datos de un infopath (recordemos que el formato de datos es XML)

Los tipos de procesos que se pueden hacer con K2 Studio son:

          Con K2 Studio puedes hacer básicamente 3 tipos de procesos (workflows) distintos

          Procesos de tipo Infopath

o   Este tipo de procesos Utiliza el K2 Server para mantener el principio de persistencia

          Procesos de tipo SharePoint

o   Utiliza como Servidor de Host SharePoint.

§  Utiliza como trigger, Arranque manual, cuando el elemento ha sido creado, cuando el elemento ha sido modificado de una lista o biblioteca de SharePoint.

·         Los típicos triggers de un SharePoint workflow.

o   Se puede asociar a una biblioteca o lista o a un tipo de contenido

          Procesos de tipo Eventos

o   Este tipo de procesos Utiliza el K2 Server para mantener el principio de persistencia.

§  Utiliza como trigger los eventos asíncronos de una lista o biblioteca de SharePoint. (ItemAdded, ItemDeleted, …)

§   

è Aunque dos de los tres workflows no estén hosteados por el mismo SharePoint, K2 BlackPoint nos proporciona K2 process Portal. En él, podremos Administrar todos sus procesos. Desde los Permisos hasta el reporting, todo desde SharePoint.

* Todos los workflows creados ya sean con el K2 Studio o con el K2 Web Designer son gestionados por el K2 Server.

Proceso de Infopath

          Los infopath de carga y de tareas pueden tener conexiones de datos o hacer las conexiones atraves de los Smart Objects de K2.

o   Estas conexiones de datos pueden consultar webservices

          No se puede añadir código administrado dentro del formulario de infopath.

Una vista especifica de una plantilla de formulario de Infopath es elegida para cada evento. Lo que significa que un formulario de infopath que contenga multiples vistas puede ser usado para multiples eventos.

Como MOSS 2007 integra Microsoft Office Forms Server, es sistema será capaz de editar formularios de infopath en el navegador sin necesidad de tener instalado el cliente de Microsoft Infopath (paquete Office). Para algunos formularios más complejos si que es necesario el cliente de Infopath.

Integrar un formulario de Infopath con SharePoint workflow es un proceso complejo. K2 BlackPoint automatiza el proceso mediante wizards para integrar formularios de Infopath con K2 que esta basado en Windows Workflow Foundation.

K2 BlackPoint permite a los analistas de negocio y a los no desarrolladores crear formularios de infopath con interacciones con workflow mediante solo unos clics.

Se ahorra también en tiempo de despliegue ya que SharePointBPM controla las versiones y publica con un solo clic el Workflow diseñado.

 

Proceso de Tipo SharePoint

K2 BlackPoint proporciona una completa integración con flujos de trabajo de SharePoint. Permite crear flujos de trabajo sin necesidad de escribir una línea de código. También beneficia a los desarrolladores y ahorra mucho tiempo.

La integración es plena tanto en Windows SharePoint Services (WSS) and Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS).

 

Proceso de Tipo Evento

Este proceso proporciona un enfoque directo para conectar un procso SharePointBPM con los eventos que ocurran en listas y bibliotecas de SharePoint. Es decir, cuando el evento ya se ha producido pudiendo asegurar de esta forma que SharePoint no se colgará ni bloqueará por un mal diseño de un proceso.

De hecho se asocia a todos los eventos asíncronos:

Siguiente capítulo (SharePoint Site de K2 Managment) !

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